AI:AT – die AI Factory Austria – macht Österreich zum Hotspot für Künstliche Intelligenz in Europa.

AI:AT ist ein gemeinsames Projekt des AIT und der Advanced Computing Austria. Sie vereint Spitzenkompetenz in High-Performance Computing, Künstlicher Intelligenz und Datenökosystemen, schafft ein interdisziplinäres Innovationsumfeld für Forschung, Entwicklung, Gründungen und Industrieprojekte. Dabei ermöglicht AI:AT – die AI Factory Austria – den Zugang zu hochmoderner KI-Infrastruktur, fördert Vertrauenswürdige KI sowie ethische Standards und ist Drehscheibe für Vernetzung mit nationalen und europäischen Partnern. Ziel ist es, gemeinsam mit Partnern der Wirtschaft und öffentlichen Institutionen zukunftsweisende KI-Technologien und tragfähige KI-Lösungen zu entwickeln und in die Praxis überzuführen.

Im Rahmen der Zusammenarbeit innerhalb der AI Factory Austria wird das Austrian Institute of Techology Expertinnen und Experten an die AI Factory Austria entsenden. 

Du bist kommunikativ, gehst Aufgaben proaktiv und pragmatisch an, bringst kreative Ideen ein und schätzt eine abwechslungsreiche Tätigkeit? Dann bist du bei uns genau richtig! In dieser Rolle übernimmst du eine zentrale Rolle im Hub-Alltag und unterstützt unser Team im Empfangs-, Office- und Eventbereich. Für den Standort Wien (Karl-Farkas-Gasse, 1030) suchen wir eine:n:

Empfang & Office

• Du empfängst und betreust Besucher:innen, Kund:innen und Partner:innen - persönlich, telefonisch und per E-Mail.
• Mit deiner positiven Ausstrahlung sorgst du für eine offene, freundliche Atmosphäre im Hub sowie im Umgang mit Kolleg:innen und Kund:innen.
• Du trägst dazu bei, dass unser Office-Betrieb reibungslos läuft und die Infrastruktur (z. B. Internet, Zugangssysteme) gut funktioniert.
• Du übernimmst Aufgaben rund um den Empfang, wie Post- & Paketmanagement, und gehst eingehende Anliegen proaktiv und lösungsorientiert an.
• Du kümmerst dich um die Verwaltung von Büromaterialien, Geräten und stimmst dich laufend mit externen Dienstleister:innen (z. B. Reinigung, Lieferant:innen) ab.
• Du organisierst kleinere Facility-Themen, stimmst dich dazu mit dem Team und der Gebäudeverwaltung ab und übernimmst bei Bedarf auch praktische Aufgaben (z. B. kleine Montagen, Arbeiten mit einfachem Werkzeug oder organisatorische Unterstützung vor Ort).
• Du koordinierst Meeting- und Trainingsräume und behältst deren Nutzung im Blick.
• Du arbeitest eng mit verschiedenen Teams zusammen und unterstützt laufend bei administrativen Themen und Prozessen (z.B. Korrespondenz, Aufgaben der Geschäftsleitung und Teams).

Admin & Hub Events 

• Du unterstützt bei internen Schulungen, Workshops und Trainingsformaten.
• Du wirkst aktiv bei der Organisation von internen und externen Events (z.B. Hackathons, Workshops, Webinare) mit – von der Planung bis zur Umsetzung, inkl. der Koordination von Abläufen, Catering sowie Betreuung von Gästen.

Deine Qualifikationen:

• Laufendes Studium (idealerweise nicht im Abschlusssemester) im Bereich Wirtschaft, Kommunikation, Kunst, Sozialwissenschaften oder vergleichbar
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Erfahrung im Office-Management und im Umgang mit digitalen Tools oder Systemen von Vorteil
• Organisationsgeschick, Eigeninitiative, Teamfähigkeit sowie eine positive, serviceorientierte Einstellung
• Bereitschaft zu einer durchgehenden Tätigkeit vor Ort, da persönliche Präsenz im Hub erforderlich ist.
• Flexibilität bei der Arbeitszeiteinteilung nach Absprache im Team, inkl. Bereitschaft zu gelegentlichen Nachmittags- und Abendveranstaltungen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine Berechtigung zur Arbeitsaufnahme in Österreich sollte vorliegen.

Was du erwarten kannst:

• Startdatum: ab sofort
• Die Möglichkeit, aktiv zur Arbeit der AI Factory Austria und zur Entwicklung der KI-Community in Österreich beizutragen.
• Das Bruttojahresgehalt bei Vollzeit (38,5 h / Woche) gemäß Kollektivvertrag beträgt EUR 39.774,--. Neben vielfältigen Networking-Möglichkeiten, der Teilnahme an verschiedenen Events, sowie zusätzlichen Unternehmensbenefits bieten wir dir ein hochinnovatives und agiles Umfeld, in dem du Eigeninitiative einbringen und aktiv etwas bewirken kannst.
• Die Stelle ist von der AI-Factory Austria bis Juni 2028 finanziert. Eine Weiterbeschäftigung über den genannten Zeitraum hinaus ist bei entsprechender Projektentwicklung möglich.

Am AIT schaffen wir ein inklusives und familienfreundliches Arbeitsumfeld, das Chancengleichheit fördert und Vielfalt in der Belegschaft sowie in Führungspositionen gezielt ausbaut. Unter anderem setzen wir uns für eine Erhöhung unseres Frauenanteils im Unternehmen ein und freuen uns daher besonders über Bewerbungen von Frauen.

Bitte übermittle uns deine kompletten Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Motivationsschreiben, relevanten Zeugnissen und Dokumenten (Transcript of Records, Studien-Inskriptionsbestätigung) sowie einem Identitätsnachweis, online.#LI-DNI (do not ingest)